2025/02/18

事務作業を効率化するためにすべきこととは？｜具体的なステップやツールもご紹介

「事務作業に追われて、なかなか仕事が進まない…」そんな悩みをお持ちではありませんか？
本記事では、事務作業効率化を実現するためのツール4選や、具体的な進め方、アイデアを紹介します。

業務効率アップによって、残業時間の削減やストレス軽減、生産性向上など、さまざまなメリットが期待できます。
さらに、具体的なステップ、おすすめツールまで網羅しているので、今すぐ実践できる内容となっています。
ぜひ最後まで読んで、あなたの事務作業を劇的に効率化させましょう。

事務作業効率化のメリットと必要性

あらゆる企業において、事務作業は欠かせない業務であり、企画、営業、人事など、どの部門においても必要不可欠です。
資料作成、データ入力、スケジュール調整など、多岐にわたる業務を円滑に進めるために、事務作業は重要な役割を担っています。

事務作業の効率化は、企業にとって多大なメリットをもたらします。
業務時間の短縮、人材の有効活用、コスト削減、そして従業員の満足度向上など、企業全体の成長を促進する重要な要素となります。
事務作業の効率化は、企業の競争力強化に大きく貢献すると言えるでしょう。

事務作業効率化のプロが実践する工夫とは？

事務作業の効率化は、企業の生産性向上に大きく貢献します。従業員の意識改革によって、事務作業の効率化を実現できる場合があります。

まず現場社員の意識改革によって事務作業の効率化を実現する4つの工夫を紹介します

タスクの優先順位付けとスケジュール管理

仕事で事務作業を効率的にこなしたいと考える人は、スケジュール管理が重要です。
多くの人は、週単位や月単位で作業の順番を決め、スケジュールを作成しています。
スケジュールを作成する際には、業務の難易度や重要度、次の作業への影響、全体における優先順位などを考慮します。
さらに、トラブルが発生した場合でも対応できるよう、スケジュールに余裕を持たせることが、効率化を図る上で有効です。

日々の目標設定とメールチェック時間の管理

高い業務効率を実現するビジネスパーソンは、週単位、月単位のスケジュールに加え、日々の目標設定を習慣化し、具体的な行動計画へと落とし込んでいます。
日次スケジュールを確立することで、次のタスクへの移行に時間を割く必要がなくなり、迅速な行動に移せます。

また、日々の目標設定において、見落としがちなのが「メールチェックのタイミング」です。
重要な連絡事項を見逃してしまうと、後続の業務に影響を及ぼす可能性があります。
そのため、「午前9時、12時、午後6時の定時チェック」「作業完了後」など、メール確認の時間を事前に決めておくことを推奨します。

効率的なPCスキルの習得

事務作業の効率化には、パソコンスキルが不可欠です。ブラインドタッチややショートカットキーを習得することで、作業のスピードアップが期待できます。
さらに、メモ機能やスクリーンショット機能を活用すれば、情報の整理や共有がスムーズに行えます。
社内全体でパソコンスキルの向上を図るには、研修の実施や、必要な機能に関する情報共有が有効な手段となります。

ブラインドタッチについてはこちらの記事をご覧ください。
タイピング速度が格段に速くなるおすすめの練習方法をご紹介

整理整頓による無駄な時間の削減

デジタルデータや書類、事務用品の整理整頓は、業務効率化に不可欠です。
無駄な時間や労力を削減し、スムーズな作業を可能にします。

整理整頓の方法

不要なデータやファイルは定期的に削除し、ハードディスクの空き容量を確保しましょう。
必要なデータは、目的や種類別にフォルダを作成し、分かりやすく分類しましょう。
デスクトップは常に整理整頓し、必要なファイルのみを配置しましょう。
紙の資料はスキャナーでデジタル化し、電子データとして管理しましょう。
デスク周りに不要なものは処分し、清潔で使いやすい環境を維持しましょう。

整理整頓が苦手な方は、毎日の業務の中に、短時間でも良いので片付けの時間を取り入れるようにしましょう。
例えば、出勤後や退勤前に10分間、整理整頓に専念する時間を設けることが効果的です。

事務作業効率化を実現するためのステップ

業務の可視化を通じて現状を把握し、課題を明確化することで、事務作業の効率化を実現できます。
可視化、課題抽出、改善策の実行、そして改善結果の振り返りの4つのステップで、体系的に事務作業の効率化を進めるための方法を紹介します。

step1：現状の業務を可視化し、問題点・改善点を明確にする

業務の現状を把握するために、事務作業に関する情報を詳細に分析します。
分析の重点項目は以下のとおりです。

作業にかかる時間
作業完了までの時間
作業の発生頻度
作業に関わる人員
作業に必要なスキル

準備や後片付けといった付随的な作業についても、正確な時間を記録する必要があります。

step2：課題解決のための具体的な改善策を検討する

業務の可視化によって明らかになった現状を分析し、業務効率化の妨げとなる問題点や課題を特定します。
具体的には、以下のような点に注目します。

同一または類似の作業が複数存在する重複作業
業務プロセス全体における無駄な工程や不要なプロセス
過度に時間のかかる作業や、非効率な作業時間配分
単純作業の自動化やデジタル化による効率化の可能性

これらの問題点や課題を抽出した上で、デジタル化や自動化、業務の省略など、様々な改善策を検討します。
業務効率化を実現するためには、現状を正確に把握し、問題点や課題を明確化することが不可欠です。

step3：改善策を実行に移し、効果を検証する

業務における問題点を特定し、具体的な改善策を実行することで、より効率的な業務体制を構築できます。
改善策の実施前に、問題点とその改善方法、必要な費用やスケジュール、目標とする数値などを明確にした改善計画書を作成しておくことが重要です。

費用をかけずに実行できる改善策としては、以下のものが挙げられます。

非効率な作業の廃止や削減
作業の集約化
作業順序の変更

ただし、作業手順の変更は現場の混乱や反発を招きやすいものです。そ
のため、現場の意見を十分に聞き取り、理解を得ながら進めることが重要です。

step4：改善結果を振り返り、継続的な改善につなげる

業務効率化を成功させるためには、定期的な振り返りが不可欠です。
目標達成率や改善策の定着状況、さらには改善結果に影響を与えた要因などを分析することで、より効果的な改善策を導き出すことができます。

業務を取り巻く状況は常に変化するため、改善策を継続的に見直し、アップデートしていくことが重要です。
状況の変化に応じて、改善策を柔軟に修正することで、より効率的な業務遂行を実現できます。

業務効率化の4つのアイデア

ここでは業務の効率化の参考になる4つのアイデアをご紹介いたします。
業種、業界によって、効率化したいポイントは異なるかと思いますので、下記アイデアを参考に、自社にあった施策を進めていただければと思います。

業務フローの効率化

長年同じ手順で作業を行っている場合は、作業の効率化を図るためにワークフローの見直しを検討してみましょう。
業務フローを精査することで、非効率な作業を特定し、削除することが可能となり、時間やコストの削減につながります。

ワークフローの見直しにおいて、特に注目すべきポイントの一つに、承認者やチェック担当者の数の削減があります。
例えば、承認者が多く、承認プロセスが複雑になっている場合や、複数の部署で重複したチェックが行われている場合は、見直しの対象となります。

承認者の数を減らし、承認プロセスを簡素化することで、迅速な意思決定を促進できます。
重複したチェックをなくすことで、無駄な作業時間を削減し、作業効率の向上に役立ちます。

チェックのやり直しや担当者のアクション待ちを減らすことで、作業の遅延を防ぎ、タイムラグを最小限に抑えることができます。
これにより、業務全体の効率化が期待できます。

業務マニュアルの作成

業務マニュアルは、業務内容や手順を体系的にまとめ、誰でも理解し、実践できるようにするための重要なツールです。

マニュアルを作成することで、作業者は業務内容を常に確認できるため、迷うことなくスムーズに作業を進めることができ、作業時間の短縮に繋がります。

さらに、業務マニュアルは、以下のメリットをもたらします。

業務の質の向上と標準化
特定の担当者に依存した業務の排除
スムーズな業務引継ぎの実現

誰でも業務を理解し、遂行できる環境を整えることで、チーム全体の効率性と安定性を高め、人材育成にも役立ちます。
これは、万が一、チームメンバーに欠員が発生した場合でも、他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぎ、円滑な業務遂行を可能にするため、非常に有効な対策となります。

デジタルツールを活用した自動化

日々繰り返されるルーティンワークや、複雑な思考を必要としない単純作業は、自動化によって大幅な効率化が期待できます。
デジタルツールを活用した事務作業の自動化は、業務時間の短縮、人為的ミスによるエラー防止、場所を選ばずに作業できる柔軟性、印刷コストの削減、そして他部門とのシームレスな連携など、多岐にわたるメリットをもたらします。
デジタル技術を活用した業務改革が注目される現代において、デジタルツールによる作業の自動化は、事務作業の効率化を推進するための不可欠な手段と言えるでしょう。

事務作業のアウトソーシング

業務の効率化や専門性の向上を図るため、企業は専門的な知識や技術を要する作業や、時間のかかる単純作業を外部企業に委託するアウトソーシングを導入することが増えています。
アウトソーシングは、専門的な知識やスキルを持つ企業に業務を委託することで、以下のようなメリットが期待できます。

事務作業のプロフェッショナル企業が業務を担当することで、業務の効率化と質の向上を実現できます。
専門企業の高い処理能力によって、業務全体の質が向上し、より高品質な成果が期待できます。
アウトソーシングによって、社内の人材は、より重要な戦略立案や企画など、社内判断が必要な業務に集中することができます。

アウトソーシングを活用することで、企業は社内の人材をより効果的に活用し、競争力を強化することができます。

業務効率化に役立つおすすめツール

業務の効率化は、企業にとって重要な課題です。
多種多様なツールが開発され、業務の効率化を支援しています。

中でも、事務作業の効率化に貢献するツールとして、以下4つのカテゴリーが挙げられます。

コミュニケーション・チャットツール
管理会計ツール
人事管理ツール
ERPツール

これらのツール導入には、初期費用や従業員の習熟期間などの課題がある一方で、運用が軌道に乗れば、業務効率の飛躍的な向上を実現できます。

コミュニケーション・チャットツール

近年、企業におけるコミュニケーションツールとして、チャットツールが広く導入されています。
ビジネスシーンで活用されるチャットツールには、多くの共通機能が存在します。

主な機能としては、以下の点が挙げられます。

テキストベースのメッセージング機能
無料の音声通話やビデオ通話機能
ファイル共有やタスク管理機能
プロジェクト単位でのグループ作成機能
社外パートナーや顧客を含めたコミュニケーションを可能にする外部メンバー追加機能

代表的なビジネス向けチャットツールには、Chatwork、Slack、Microsoft Teamsなどがあります。
各ツールは機能や特徴が異なるため、導入前に比較検討することが重要です。

管理会計ツール

管理会計ツールは、企業の経営活動を効率化し、収益力向上に貢献する強力なツールです。
導入によって、以下のようなメリットが期待できます。

売上や仕入などの取引データを一度入力するだけで、総勘定元帳へ自動的に反映できるため、入力作業の効率化が図れます。
データの集約により、複数システムでの入力や転記作業が不要となり、二重入力や誤りの発生を抑制できます。
経理業務の自動化や効率化を実現することで、担当者の業務負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できます。
業務処理の標準化を促進し、担当者依存を解消することで、人材育成や業務効率の安定化に貢献します。

管理会計ツールの導入を検討する際には、初期費用だけでなく、導入後のカスタマイズやサポート体制など、長期的な視点で比較検討することが重要です。

人事管理ツール

人事管理ツールは、従業員の勤怠管理、給与計算に加えて、幅広い人事関連業務を効率化するツールです。
勤怠管理ツールは、出退勤時刻や労働時間の管理、給与計算といった機能に特化していますが、人事管理ツールはこれらの機能に加えて、目標管理や学習管理、求人情報の作成や内定者の管理など、より包括的な機能を提供します。

人事管理ツールを導入することで、従業員の入社前から入社後までの様々な業務を一元的に管理することが可能になります。
これにより、人事担当者の業務負担を軽減し、より効率的な人事管理を実現できます。

ERPツール

企業は、人材、物資、資金といった貴重なリソースを効果的に管理することが重要です。
そのための強力なツールとして、ERPシステムが注目されています。
ERPシステムは、企業全体の業務プロセスを統合し、データの一元管理を可能にすることで、業務効率化と経営の可視化を促進します。

ERPシステム導入のメリットは多岐にわたります。
特に、事業規模の拡大や、全社的な事務作業の効率化を目指している企業にとって、有効な手段と言えるでしょう。

社内各部門の業務を統一的なシステムで管理することで、情報共有を促進し、業務プロセス全体の効率化を実現します。
リアルタイムでのデータ共有が可能になり、経営状況や業務進捗を常に把握することができます。
業務の自動化や標準化により、人材や時間のコスト削減につながります。

ERPシステムの導入には、ベンダーによるサポートが不可欠ですので、信頼できるベンダーを選ぶ必要があり、導入コストも高めな点は留意いただく必要がございます。。
ただ、導入から運用、保守まで、専門的なサポートを受けることで、スムーズな導入と安定的な運用を実現できますので、検討の価値はあるかと思います。

まとめ

事務作業の効率化は、無駄な時間や労力を削減し、より重要な業務に集中できるようになるだけでなく、従業員の満足度向上や顧客満足度向上にも繋がります。
本記事で紹介した具体的な方法やツールを活用することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
まずは、現状の業務を分析し、改善すべき点を見つけ出すことから始めましょう。

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