デスクトップに文書が乱雑に散らかっていると、仕事の効率は大きくダウンしてしまいます。

プライベートの作業も同様で、普段から整理整頓を心がけることで改善は可能です。

 

しかし、上手くできないという人もいるでしょう。

この場合は文書管理システムの活用によって、驚くほどうまく運用できる可能性があります。

ただし、多くの製品があるため、自分に合ったものを選択しなければなりません。今回は特に重宝されているものを紹介します。

 

文書の一元管理を行える統合タイプ

 

文書の種類ごとにシステムを使い分けるのは大変です。

網羅的に利用したいというなら、統合型のタイプを選択すると良いでしょう。

 

たとえば、さまざまなプロジェクトを仕事で手掛けていても、それらを一元的に管理できます。

わざわざ別のシステムを立ち上げる必要がなく、検索や抽出といった作業は一括で実施できるのです。

報告書や稟議書が溜まっていくと、システム内のどこに配置したのか思い出せないことも多いでしょう。それらを一回のアクションで探せることは作業の効率化につながります。

 

こちらは汎用的なシステムとしてもおすすめです。

あまり文書管理に慣れていない人でも、簡単な操作でスムーズに進められます。システム別の操作を覚える必要がなく、直感的に運用できることが大きな特徴です。

そのため、最終的に他のシステムを利用する場合でも、まずこちらから試してみるという手もあります。

 

種類やプロセス別に管理できるタイプ

 

書の種類ごとに分けて管理したいという人も少なくありません。

少なくとも仕事とプライベートで分割したいと思っているケースもあるでしょう。

その場合は個別に扱える文書管理システムがおすすめです。実際は一つのシステムですが、あたかも複数に別れているような感覚で扱えます。

 

さらにプロセスごとの区分が明確であることも特徴の一つです。

文書管理には決まったサイクルが存在し、普通は作成から始まって廃棄で終わります。

そのような段階が異なる文書を一緒の場所に置いていると、間違って廃棄するなどのトラブルが生じかねません。

 

そのため、プロセスごとに分割して補間できるタイプもよく使われています。特に同時に複数の作業を進めるにあたり、とても重宝されているのが実情です。

上記のように種類ごとに分けたうえで、さらにプロセス単位で管理すると、混同してしまうリスクはほとんどありません。

 

アナログ的な収納が可能なタイプ

 

アナログの文書を管理するシステムも存在します。

それを手の届く範囲にセットしておけば、印刷した書類をそのまま収納できるようになります。

スタイリッシュな引き出しがあるボードであり、そこに挿し込む形で文書を納めていく方式です。

 

そう言われると、薄い冊子程度しか対象にならないと思うかもしれません。

しかし、実際は縦横に幅がかなりあるので、スムーズに納めることも可能です。段ごとに種類を分けて目的に応じて入れていけます。

 

よって、基本的にどのような文書管理にもおすすめというわけです。封筒に入れてから収納するといった使い方も可能です。

つまり、利用者のアイデア次第で活用の幅は広がっていきます。あまりメジャーなアイテムではないため、イメージが湧きにくい人もいるでしょう。

その場合はオフィスで良く使われている書類トレイを想像すると分かりやすいです。

それを多段にしたような外観で、しかもスライドさせやすい構造になっています。

 

まとめ

 

いい加減な文書管理をしていると、いざ必要になったときに見つけにくく手間取ってしまいます。

余計な時間がかかってしまい、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

プライベートにおいても失敗や損につながるリスクがあるのです。

これらを未然に防ぎたいなら、文書管理システムを活用するのが得策です。

これだけで不便な点を大きく改善できるようになります。散らかる前に対処するのが望ましいため、早めに導入することを検討しましょう。