毎日発生する事務作業に、手を焼いているという方もいるかもしれません。

もっと効率よく作業を進めたいのであれば、時短を意識してみるとよいでしょう。効率化や時短に便利なグッズを活用してみるのも1つの方法です。

事務作業を効率化するために、ぜひとも押さえておきたいポイントやおすすめの事務用品グッズなどを紹介していきます。

仕事のスピードアップを目指したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

作業時間の確認をしておくことがポイント

 

一口に事務作業といっても、ファイリングやデータ入力や資料作成などといったように、いろいろな作業があります。社内の人から突発的に仕事を振られることも、事務担当者には割とよくありがちなことです。

 

各作業によって、処理にかかる時間が異なります。また、作業の重要度にも大きな違いがあるでしょう。

 

効率よく事務作業を終えるためには、優先度を確認しておくことがポイントです。

一番優先度が高い作業から先に進めて、反対に優先度が低い作業に関しては後回しにするなどといった工夫をしてみるとよいかもしれません。さらに、その作業時間も確認しておいた方がよいでしょう。

ストップウオッチやスマートフォンのタイマー機能などを使って、それぞれの作業時間を計測してみるのも手です。

どの程度の時間がかかっているのかを把握しておけば、今後の仕事のスケジュールが立てやすくなるからです。

 

事務作業を時短化するポイント

 

事務作業を効率化したいのであれば、まずはこれまでの作業手順の見直しが必要です。

中には、先輩や前任者から引き継いだやり方を変えることなく、そのまま進めているという方もいるかもしれません。変えた方がよいと分かっていても、先輩や前任者のやり方を変えることに気まずさを感じてしまうといったケースもあることでしょう。

 

しかし、そのような状態で作業を続けていては、いつまで経っても時短を目指すことはできません。思い切って行動することが重要です。

まずは、先輩や上司などに相談する形で進めてみるのも1つの方法です。

事務作業はチームワークで進めることもありますので、一人だけで変えようとしても無理な場合があります。

チーム全体で新しいやり方を模索していく姿勢が重要になってきます。新しいやり方が見つかったら、次はその仕事の流れを定型化する工夫をしていかなくてはなりません。

 

事務作業の時短化に便利なグッズ

 

事務作業を効率的に進めていくためには、グッズの活用もおすすめです。

今どきの事務作業はパソコンで行うのが当たり前となっていますので、パソコン関連グッズを見直してみるとよいかもしれません。

一番使用頻度の高いキーボードやマウスを使い勝手の良いものに変えてみることをおすすめします。

例えば、スムーズに入力できるキーボードを用意すれば、データ入力や資料作成などの作業をサクサクと進めることができます。ワイヤレスタイプのマウスやケーブルボックスなどのグッズを用意しておけば、配線で悩むことがなくなり、ストレスが軽減するかもしれません。デスク周りがすっきりするので、気持ちよく仕事に取り組めるようになることでしょう。

目の疲れも作業に大きな影響を及ぼします。事務作業でパソコンの画面を見続ける時間が長いという場合には、ブルーライトカットメガネを用意しておくとよいでしょう。

 

まとめ

さまざまな事務作業を効率よく進めていくためには、これまでの作業の見直しや作業時間の把握が欠かせません。

思い切って、これまでのやり方を変えてみるのも手です。上司とよく相談して決めていくとよいでしょう。

キーボードやマウスなどのパソコン関連の周辺機器を見直すことで、作業効率がアップする場合があります。

目の疲労も作業効率を低下させる原因となりますので、ブルーライトカットメガネを使ってみるのもよいかもしれません。