バックオフィス業務はどの企業にも欠かせないものです。

これらを効率化することで、経理や総務以外の仕事にリソースを回しやすくなります。

それは分かっていても、うまく実施できてないケースが少なくありません。

 

そこで本記事ではバックオフィス業務に焦点を当て、どうすれば効率よく遂行できるのか解説します。

具体的なアプローチについても紹介するので、自社に導入できるものがないかチェックしてみましょう。

 

バックオフィス業務の重要性をチェック

 

 

経理や総務の業務は、製造や企画などの仕事と比べて生産性が低いと思われがちです。たしかに業務によって直接的な利益が生み出されるわけではありません。

しかし、これらの業務が毎日正しく遂行されないと、企業活動が滞ってしまうことも事実です。

円滑に実施されているのが当たり前であり、そのうえで製造や企画などの仕事も成り立っています。

 

言い換えると、これらが停滞している状態になると、さまざまなプロジェクトがとん挫してしまう可能性もあります。

たとえば、製造で使われる部品や原材料などは、すべて経理の処理を通して購入されます。これらの手続きに一週間かかっていると、それだけ製品が完成する日程も遅れかねません。

つまり、他の業務と独立させて考えても意味がないので注意しましょう。

他に与える影響も理解したうえで、バックオフィス業務の改善に取り掛かるスタンスが求められます。

 

人材の教育による土台づくりが基本

 

 

バックオフィス業務を効率化する方法として、現場で働くスタッフの教育が挙げられます。

後で紹介するツールやマクロの活用を主体にする場合でも、そのベースとしてスタッフの成長が不可欠です。

これらの使用方法を深いレベルで理解していると臨機応変に対応しやすくなります。また、属人化を防ぐことにも力を入れなければなりません。

バックオフィス業務の種類ごとに、実施できる人材が一人しかいないのは問題です。その従業員が不在になると、強制的に業務も止まってしまうからです。

この状態を避けるには、少なくとも2名以上は担当できる人材を育てなければなりません。

 

このようにバックアップできる体制が整っているからこそ、それを土台としたスピードアップを狙えるというわけです。

それぞれ担当者と副担当者を決めて、定期的に入れ替えるようにすれば、ノウハウの陳腐化を予防しやすくなるでしょう。

 

ツールによる自動化が効率化のカギ

 

 

ルーチンワークはわざわざ人手で実施する必要はありません。

その分だけマンパワーが割かれますし、ヒューマンエラーも混入しやすくなってしまいます。

ミスが発覚した場合、これを解決するために従来よりリソースを注ぐことになるでしょう。

そうなるとバックオフィス業務のウエイトが大きくなり、企業の生産性を損ねる結果になりやすいです。

 

よって、そこを自動化しておくことで、同時に二つのメリットを得られます。

スムーズに遂行できるようになりますし、ヒューマンエラーに悩まされる心配もありません。

もちろんすべての処理をそれでまかなえるわけではありませんが、前述の教育を施されたスタッフなら対処が可能です。

自動化できない部分だけ人手で済ませるようにすると良いでしょう。

そのような部分も次第に定型の処理へと落とし込めるようになります。そうなってから自動化に組み込むことで、さらなる効率化を狙えるようになるのです。

 

まとめ

 

バックオフィス業務は効率化する意味が大きい仕事です。

また、そのための方法もシンプルで、スタッフの教育とツールによる自動化で対処できます。

後者だけでも効果はありますが、それだと予期せぬ事態が発生したときに困ってしまう恐れがあります。

 

そのため、これらを同時に推進することが、経理や総務に関する懸念点の払拭に有効です。

属人化という問題に関しても、ツールの使い方を共有するだけで解決できるようになるでしょう。