効率化が重要な現代ビジネスにおいて、タスク管理はもはや必須です。
タスク管理にはツールが有用で、有効活用が業務効率化の鍵を握ります。

経験や勘に頼るのではなく、仕事の進捗状況を把握したり、優先順位の高い業務から順に手を付けたりすることが大切です。
ツールは誰にでも使いやすく、直感的に扱えることも重要なポイントになります。
現代ビジネスでタスク管理が必須の理由と、おすすめのツールをご紹介します。

 

現代ビジネスではタスク管理が必須に

 

 

現代ビジネスでは無駄をいかに減らし、時間やコストが抑えられるかが求められます。
従来の感覚頼りの働き方は効率化が難しく、勘に頼るのも現代ビジネスには適していないといえます。
現代ビジネスにおける効率化は、タスク管理が主流になっています。

タスク管理は業務に優先順位を付けて、進捗状況を確認したり、期限を把握したりしながら作業を進める働き方の工夫です。
仕事をタスクという単位に分けて、単位と全体を管理するのがこの手法です。
複数人がチームで業務にあたる、プロジェクトにおいても重要です。
個人単位で実施する効率化が、チーム全体のプロジェクトの進み具合に影響するからです。
進捗状況を共有すれば、他の人が取り組んでいる業務の内容や、進捗状況を確かめることができます。
また上司が部下の働き方も把握できるので、必要に応じてフォローしたり、アドバイスをしたりするヒントになります。

 

タスク管理にはツールが役立つ

 

 

現代ビジネスのタスク管理に取り組むには、ツールの活用が必要不可欠です。
ツールは業務の登録や進捗状況の確認、予定の変更など様々な機能を備えています。
優先的にやらなくてはいけない作業や、期限が迫っている業務なども把握できます。
仕事が細かく視覚化されるので、刻一刻と変化する状況が把握しやすくなります。
複数の業務を同時に進める場合も、全体の把握が容易に行えます。

スケジュールの通知機能を使えば、期日が迫る業務をうっかり忘れてしまうことが避けられます。
データの蓄積と、分析によるさらなる業務改善ができるのも、ツールを活用するメリットです。
誰がどの作業に適しているか、どういう仕事の割り振りが最も効率的かなどが分析できます。

コミュニケーション機能も特徴の1つで、チームメンバー間のコミュニケーションを助けます。
コミュニケーションを潤滑に、取りやすくしてくれる機能なので、メンバー同士の協力による効率化も実現します。

 

現代ビジネスのタスク管理に役立つおすすめツール

 

 

Google Keepは、誰もが1つは持っているGoogleアカウントで使えるツールです。
Googleアカウントで連携することで、スマホやパソコンなどがタスク管理のできる端末になります。チームでタスクを共有して管理する使い方よりも、個人の業務効率化に向いています。
無料で使うことができますし、Google ToDoリストと連携して使えるのがおすすめ理由です。

Trelloは直感的なタスク管理を実現しているツールで、また拡張機能による機能拡張を可能としています。
ドラッグドロップ操作が基本なので、追加や変更、進捗状況の把握などが直感的にできます。
有料プランが中心ですが、無料で使い始められるようになっています。

jootoはプロジェクト単位でも扱える上に、シンプルかつ高機能で使いやすいツールです。
複数のプロジェクトを跨いで進捗状況を確認できるのも魅力です。
小規模向けの無料プラン、大規模向けのエンタープライズプランなどが用意されています。

 

まとめ

 

タスク管理は現代ビジネスに必須で、ツールの活用が避けて通れない時代です。
必須の理由は業務効率化で、ミスを減らして効率よく業務をこなす必要性の高まりに理由があります。
ツール選びと活用こそがポイントなので、おすすめツールを参考に比較検討して選ぶことをおすすめします。
タスク管理ツールは種類が多く、それぞれに特色があるので、必要な機能が揃っていて使いやすいものを選ぶことが大切です。